5 Motivos para abandonar suas planilhas no Excel e adotar um Sistema de Gestão
Você já teve de lidar com dezenas de planilhas no Excel, muitas vezes espalhadas em diferentes pastas do seu computador, e ficou perdido com tantos documentos? Então este post é para você!
Planilhas de orçamento de obra, viabilidade econômica, cálculo do BDI, gestão de custos, cronograma físico-financeiro… São tantas que a chance de você se confundir acabam sendo gigantes!
Por isso, aqui, você vai entender as razões pelas quais suas planilhas já não fazem mais sentido. E também vai descobrir o que fazer para melhorar sua rotina!
Boa leitura.
Administrar bem uma empresa é essencial para a estratégia de crescimento do seu negócio. Independentemente do seu porte, o método adotado para organizar demandas e ter um panorama de fácil acesso de tudo o que acontece na instituição fará a diferença no dia a dia empresarial.
Por essa razão, fazer uso de planilhas já não é mais a melhor maneira de administrar a sua empresa.
Conheça 5 motivos para abandonar suas planilhas no Excel e adotar um ERP eficiente.
1. Risco de perda de dados
As planilhas são muito usadas principalmente por serem ferramentas gratuitas e de acesso fácil. No entanto, nesse caso, o barato pode sair caro.
Isso porque o risco de haver perda de dados é gigantesco quando se tem dezenas, centenas de documentos avulsos.
É muito comum também que cada área de uma empresa mantenha uma cópia das planilhas. Se esses documentos não estiverem com atualizações disponíveis para todos os membros da empresa, os erros em decisões estratégicas do negócio tendem a ser frequentes.
E o quadro fica ainda mais preocupante quando diferentes setores se dão conta de que os números de suas planilhas não batem. Como saber quem está certo?
Mas caso a instituição opte por utilizar um sistema de gestão, o cenário pode começar a melhorar.
Com planilhas centralizadas dentro desse sistema na rede, o risco de perda de dados ou de informações divergentes e desatualizadas minimiza drasticamente.
Num primeiro momento, utilizar um sistema de gestão com um ERP pode parecer caro. Mas, com o tempo, o Retorno sobre o Investimento (ROI) compensa o custo.
Além disso, bons ERPs possibilitam armazenamento ilimitado em banco de dados. Essa facilidade ajuda a potencializar os resultados, além de permitir rapidez no acesso às informações.
2. Falta de confiabilidade das informações
Como você notou no motivo número 1, as planilhas não são tão eficientes quanto se imagina. Fora a perda de dados, as planilhas no Excel causam falta de confiabilidade das informações.
Mas o que é isso?
Confiabilidade das informações é quando os elementos de uma planilha fornecem dados insuficientes ou mesmo equivocados. Nesse sentido, não é possível confiar no que está descrito.
Possuir muitas planilhas separadas pode gerar alguns problemas, dentre eles:
- Perda de planilhas
- Confusão entre documentos
- Falhas ao transferir dados de uma planilha para outra
- Desatualização das informações
Um software de gestão, como um ERP, possibilita que profissionais de diferentes setores de uma empresa tenham um panorama com telas com gráficos e indicadores. Dessa forma, analistas, desenvolvedores e gestores sabem exatamente a situação atual da empresa com informações confiáveis para tomadas de decisões acertadas.
3. Planilhas no Excel diminuem a produtividade
Planilhas no Excel diminuem a produtividade a partir do momento em que geram retrabalhos.
Ainda que existam diferentes áreas numa empresa, ela é um organismo único e seus dados devem ser consolidados para que a gestão seja positiva.
Se cada grupo transformar suas planilhas do jeito que lhes convém, vai causar um enorme caos e diminuir a produtividade da empresa como um todo. Por isso, um sistema de gestão pode ser útil para centralizar todas as informações.
Com as informações centralizadas, os profissionais de diversos setores têm igual noção dos acontecimentos e números da organização.
Você pode até acreditar que um sistema de computação em nuvem é suficiente para suprir os problemas causados pela gestão feita com dezenas de planilhas.
Mas cada departamento requer filtros específicos. Nesse ponto, o sistema em nuvem não resolve. Diante disso, um ERP consegue fornecer as especificidades de cada setor, oferecendo padrões e melhorando a gestão.
4. Aumento de custos
Outro motivo relevante para abandonar suas planilhas no Excel é o aumento de custos. E quando se trata de custos é tanto o custo de mão de obra quanto de tempo para preencher dados em diferentes planilhas.
As planilhas no Excel podem ser funcionais para dados pontuais. Mas quando os objetivos incluem melhorar a gestão de um negócio a história é outra.
Com um sistema de gestão, diversos custos podem ser reduzidos com processos automatizados. Assim, não existe a necessidade de ter um funcionário alimentando o sistema manualmente. Além disso, gastos cotidianos como impressão e papéis físicos não existiriam.
5. Ausência de integração
O último e, provavelmente, mais importante motivo para que você deixe suas planilhas no Excel no passado é que elas não estão aptas a serem conciliadas com outros sistemas.
Numa empresa, é essencial que as pessoas e departamentos trabalhem de maneira integrada. Fazer isso com uso de planilhas é inviável.
Ao utilizar planilhas, você precisa criar uma para cada necessidade, por exemplo: gestão de custos, controle de estoque e medição de obras. Só nesses casos já seriam necessárias 3 planilhas diferentes.
Com um sistema de gestão, a integração é feita de modo automático, proporcionando mais confiança, menos erros e mais produtividade. Os melhores ERPs são totalmente integráveis ao sistema de gestão empresarial da organização.
Além disso, um sistema de gestão não substitui apenas suas planilhas no Excel como também são responsáveis diretas por tornar os processos da sua empresa mais ágeis.
Texto por: Buildin | www.buildin.com.br
